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Facilitar a busca e proporcionar uma maior rapidez nas consultas foram os principais motivos que levaram o Ministério Público de Contas do Estado do Amazonas a dar início à digitalização das peças processuais (pareceres, despachos, diligências e representações).
O procedimento foi iniciado em fevereiro deste ano com a digitalização das pastas de 1994, que são as mais antigas. O objetivo é digitalizar todas as pastas até o final de 2012. Quinzenalmente o setor responsável pela digitalização das peças recebe novas pastas.
Para explicar sobre esse procedimento de digitalização no Ministério Público de Contas do Estado, o responsável pela ação, Moacyr Miranda Neto, conta como e quando começou.
Como aconteceu a digitalização?
O processo de digitalização era um sonho antigo deste Tribunal, no entanto, somente na gestão do Conselheiro Júlio Pinheiro, como presidente, esse sonho tornou-se realidade. Uma comitiva, constituída pelo Auditor de Contas Alípio Firmo Filho, Waldelírio dos Santos, chefe da divisão de arquivo , Moacyr Miranda e Anderson Pinheiro, analistas técnicos de controle externo, visitou o STJ para conhecer o projeto de digitalização daquele órgão. A partir daí observamos que todo o processo de digitalização das peças processuais era realizado por deficientes auditivos. Diante disso, retornamos ao TCE/AM otimistas quanto à possibilidade de implantar um projeto semelhante ao do STJ, inclusive contratando os deficientes auditivos para realizar esse trabalho.
Quando teve início a digitalização das pastas do MPC?
O processo de digitalização era executado esporadicamente pelo DMP, já há algum tempo, no entanto, a partir de fevereiro deste ano com a instalação da fábrica de digitalização iniciou-se o serviço de digitalização dos Pareceres emitidos pelo MP/TCE. Inicialmente essa fábrica recebeu as pastas com cópias dos pareceres que estavam arquivados no DMP, após a conclusão daquele acervo, passou-se a digitalizar as pastas de pareceres que se encontram arquivadas na DIARQ.
Por que os documentos foram digitalizados?
Existe uma demanda crescente da DIARQ por espaço físico, e como, os documentos do MP-TCE que estão arquivados naquele setor ocupam muito espaço e são consultados esporadicamente, achamos conveniente digitalizar os pareceres e, por força da resolução 13/2011, os processos julgados regulares que estão arquivados há mais de 5 anos, após a decisão publicada. Dessa, forma, foi possível aproveitar melhor o espaço físico da DIARQ e também facilitou sobremaneira a consulta aos pareceres, pois os mesmos ficam arquivados eletronicamente numa pasta compartilhada por todo o MP/TCE.
Quais benefícios a digitalização dessas pastas e documentos trará para o MPC?
Agilizar as consultas aos pareceres emitidos pelo MPC e facilitar a sua guarda, pois os mesmos serão arquivados eletronicamente numa pasta da rede, que é submetida ao rígido controle de backup, inclusive sendo uma rotina certificada pela ISO 9001.
Onde aconteceu a digitalização dos processos?
Na Fábrica de Digitalização, localizada ao lado da DIARQ.
O que já foi digitalizado?
Fizemos a digitalização das pastas de pareceres do período de 2012 a 1994 e, atualmente, estamos iniciando uma nova etapa para digitalizar o restante do acervo de pastas que estão arquivadas na DIARQ, que chega até o exercício de 1976.
O que foi necessário para esse trabalho?
Criação de uma resolução, a de nº 13/2011, adquirir os scanners, disponibilizar computadores da DTIN, definir um espaço apropriado para a realização desse serviço e, principalmente, contratar os deficientes auditivos que teriam a incumbência de realizar o trabalho de digitalização dos documentos do TCE. Ao todo são cinco pessoas que trabalham na Fábrica de Digitalização, 3 surdos, 1 intérprete e 1 coordenador.
Existe algum Tribunal de Contas que já tenha passado por essa mudança? Qual?
Sim. Que eu tenha conhecimento os TCE`s da Paraíba e de Mato Grosso.
Qualquer pessoa interessada poderá consultar os documentos já em forma digital? Como?
Neste primeiro momento, somente quem possui acesso ao SPEDE ou através do portal da internet do TCE, que oferece alguns links, onde é possível acessar as atas, relatórios e outros documentos digitalizados.
O que foi feito dos documentos em papel?
Estão sendo descartados pela DIARQ e entregues a uma Cooperativa de Reciclagem que possui convênio com o Tribunal.
Na sua opinião o TCE/AM e MPC/AM estão passando por uma fase onde o papel irá sair de cena com a digitalização dos documentos que aqui tramitam?
Sim, no entanto, esse é um processo gradual, pois trata-se de uma quebra de paradigma e é necessário que os servidores em geral possam ter maior confiança no SPEDE e aceitar essa nova realidade que é irreversível. Todos os Tribunais do Poder Judiciário, atualmente, só aceitam petições digitalizadas na primeira fase de instrução processual.
O Procurador-Geral do Ministério Público de Contas do Amazonas, Carlos Alberto Souza de Almeida, chama a atenção para a importância desse trabalho que está sendo feito no MPC/AM e TCE/AM, pela fábrica de digitalização. “Estamos caminhando juntos para oferecer aos nossos jurisdicionados e para a sociedade amazonense, todos os documentos digitalizados e com isso facilitar não só o acesso pelo público externo, mas pelo público interno das duas instituições”, disse o procurador.
